Sabemos que todo empresário está sempre buscando melhorar o desempenho da sua empresa, seja impulsionando vendas ou otimizando processos operacionais. No entanto, acompanhar a saúde financeira do negócio é tão fundamental quanto essas atividades. Por isso é essencial enviar regularmente e em dia a documentação da sua empresa para o contador.
A importância da documentação em dia
Enviar a documentação pontualmente para o contador permite que ele elabore balancetes e balanços intermediários essenciais para a análise financeira e distribuição de lucros entre sócios. Além disso, manter atualizados os documentos referentes aos departamentos pessoal, fiscal e contábil garante à empresa uma consultoria contábil completa.
Com a documentação correta e pontual, o contador pode fornecer um acompanhamento consultivo, garantindo assim que nenhum esforço financeiro e operacional esteja sendo desperdiçado. Dessa forma o empresário pode entender exatamente de onde vem e para onde vai cada centavo movimentado pela empresa.
Benefícios de uma contabilidade consultiva
Um contador consultivo vai além da contabilidade tradicional, oferecendo análises detalhadas, simulações de cenários financeiros e tributários e planejamento estratégico adaptado especificamente à realidade da empresa. Para viabilizar esse serviço detalhado é imprescindível que os documentos vinculados ao CNPJ da empresa sejam enviados regularmente ao contador.
Riscos do atraso no envio da documentação
Não enviar os documentos dentro do prazo gera consequências negativas significativas, como:
1. Multas e autuações fiscais
A ausência ou atraso no envio de documentos necessários para cumprir obrigações acessórias, como DCTFWeb, EFD-Reinf, ECD e ECF, pode resultar em multas elevadas:
- DCTFWeb: multas que variam de R$ 200,00 a R$ 500,00 por mês de atraso;
- ECF: multa de 2% ao mês sobre o valor do IRPJ e da CSLL, com mínimo de R$ 500,00;
- e-Social: multas proporcionais à quantidade e ao tempo das informações não entregues.
2. Problemas com o cálculo dos tributos
Sem os documentos necessários (notas fiscais, extratos bancários e relatórios de estoque) torna-se impossível realizar corretamente o cálculo de tributos como Simples Nacional, ICMS, ISS, PIS/Pasep, Cofins, IRPJ e CSLL.
3. Dificuldades na gestão de pessoal
Outro ponto importante é que atrasar documentos como cartões-ponto, admissões, demissões e variáveis da folha de pagamento pode comprometer a geração precisa e pontual da folha de pagamento, expondo a empresa a riscos trabalhistas.
4. Retrabalho e custos adicionais
Quando documentos chegam fora do prazo, o contador precisa refazer lançamentos, reabrir períodos contábeis e recalcular guias. Gerando custos extras e risco de multas e juros adicionais.
5. Relatórios financeiros desatualizados
Sem informações atualizadas os relatórios contábeis ficam defasados, comprometendo a análise precisa do desempenho da empresa e dificultando decisões estratégicas bem informadas.
6. Dificuldades para obter crédito bancário
Instituições financeiras exigem balancetes atualizados, fluxo de caixa e certidões negativas para aprovar financiamentos ou empréstimos. Documentação atrasada pode inviabilizar essas oportunidades.
7. Problemas na emissão de Certidões Negativas de Débito (CNDs)
Por fim, essas certidões são essenciais para empresas que pretendem participar de licitações ou firmar contratos com órgãos públicos e grandes empresas. Atrasos no envio dos documentos podem impedir sua emissão.
Como facilitar o envio da documentação
Caso haja dificuldades no envio imediato dos documentos físicos, a empresa pode inicialmente enviar versões digitais (escaneadas ou fotografadas), assegurando assim que o contador receba as informações necessárias rapidamente. Posteriormente, envia-se a documentação original impressa.
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A Maxxi Doctor entende profundamente as particularidades do setor de saúde e oferece uma contabilidade estratégica personalizada. Dessa maneira, sua empresa estará sempre em dia com suas obrigações contábeis e fiscais, proporcionando maior segurança e clareza financeira.
Portanto, não corra riscos desnecessários. Entre em contato agora com a Maxxi Doctor e garanta que a saúde financeira da sua empresa esteja em boas mãos!
